Datenschutzhinweise alfo.passbild App
Version: 1.0
Stand: 1. Januar 2026
Die alfo.passbild App ermöglicht es Ihnen auf einfache und sichere Weise die Identifizierung und Authentifizierung durchzuführen.
Die Identifizierung hat erstmalig bei Erstellung des Dienstleisterkontos für Fotostudios sowie bei Hinzufügen eines Mitarbeiters
zu einem Dienstleisterkonto zu erfolgen. Die Authentifizierung erfolgt sodann im Rahmen eines jeden Upload-Prozesses
(nachfolgend insgesamt „Identifizierung“).
Wir möchten Sie hiermit informieren, wie Ihre personenbezogenen Daten insbesondere nach den Vorgaben der
EU-Datenschutzgrundverordnung („DSGVO“) verarbeitet werden, wenn Sie als Mitarbeiter oder Inhaber eines Fotostudios
die alfo.passbild App nutzen.
1. Verantwortlicher für die alfo.passbild App
RINGFOTO GmbH & Co. KG
Benno-Strauß-Straße 39
90763 Fürth
Telefon: +49 911 6585-0
Fax: +49 911 6585 123
E-Mail: datenschutz@ringfoto.de
RINGFOTO GmbH & Co. KG im Folgenden auch „RINGFOTO“ oder „wir“/„uns“.
2. Identifizierungsservice
Über die alfo.passbild App erhebt unser Dienstleister AUTHADA GmbH (im Folgenden auch „AUTHADA“) in unserem Auftrag
die für die Identifizierung erforderlichen persönlichen Daten der zu identifizierenden Person (Nutzer) aus dem
Personalausweis (nPA), elektronischen Aufenthaltstitel (eAT) oder der Unionbürgerkarte (eID-Karte).
Die Identifizierung erfolgt nach § 18 PAuswG und wird über ein mobiles und NFC-fähiges Endgerät mittels der alfo.passbild App
durchgeführt. Diesen Service erbringt die AUTHADA GmbH als unser Diensteanbieter im Sinne des § 2 Abs. 3 PAuswG,
damit wir die gesetzlichen Anforderungen für die elektronische Übermittlung von Passfotos erfüllen können.
Die Datenverarbeitung erfolgt zur Erfüllung rechtlicher Anforderungen gemäß Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO
in Verbindung mit § 1c der Passdatenerfassungs- und Übermittlungsverordnung sowie § 5c der Personalausweisverordnung.
Die AUTHADA GmbH führt diese Tätigkeiten als unser Auftragsverarbeiter gemäß Art. 28 ff. DSGVO nach unseren Weisungen aus.
3. Personenbezogene Daten
Personenbezogene Daten aus dem Ausweischip werden ausschließlich zum Zweck des elektronischen Identitätsnachweises
im Umfang der erteilten Berechtigung nach Einwilligung des Nutzers mit der Eingabe seiner Ausweis-PIN übertragen.
4. Sicherheit
Wir und unser Dienstleister AUTHADA setzen dem Stand der Technik entsprechende technische und organisatorische
Sicherheitsmaßnahmen ein, um den Identifizierungsservice und die darin verarbeiteten personenbezogenen Daten gegen
zufällige oder vorsätzliche Manipulationen, Verlust, Zerstörung oder den Zugriff unberechtigter Personen zu schützen.
Sämtliche Kommunikationskanäle zwischen dem Ausweischip und RINGFOTO sind entsprechend dem Stand der Technik
mit geeigneten Transport Layer Security (TLS) Mechanismen geschützt. Die eingesetzten Sicherheitsmaßnahmen
werden fortlaufend überwacht und verbessert.
5. Protokolldaten
Die alfo.passbild App nutzt das Analyse-Tool Matomo, um Fehler frühzeitig zu erkennen und die App kontinuierlich zu verbessern.
Darüber hinaus unterstützt das Tool dabei, das allgemeine Nutzerverhalten in der App anonymisiert auszuwerten.
Die Daten werden auf den Servern unseres Dienstleisters AUTHADA in Deutschland gespeichert.
Die IP-Adresse wird anonymisiert, sodass kein Rückschluss auf eine Person möglich ist.
Die Daten werden nach sechs Monaten automatisch gelöscht.
Der Nutzer kann das Analyse-Verfahren über ein Opt-Out deaktivieren.
Zusätzlich nutzt die alfo.passbild App das Analyse-Tool Sentry zur Auswertung von Fehlfunktionen.
Dabei werden Geräteinformationen und betroffene Codestellen an AUTHADA übermittelt.
Auch diese Daten werden anonymisiert gespeichert und nach sechs Monaten gelöscht.
Der Nutzer kann die Erstellung und Übermittlung von Fehlerreports per Opt-Out unterbinden.
6. Identifizierungsprozess
Der Nutzer setzt ein kompatibles mobiles Endgerät (z. B. Smartphone oder Tablet) ein, um mithilfe der NFC-Schnittstelle
das Ausweisdokument auszulesen.
- Hinweis auf die Identifizierung über die alfo.passbild App
- Start des Identifizierungsprozesses durch den Nutzer
- Erfassung der Ausweis-PIN und Ausweisdaten per NFC
- Freigabe der Daten zur Übermittlung an RINGFOTO
- Abschluss des Prozesses nach erfolgreicher Übertragung
Die erhobenen Daten werden ausschließlich zur Identifizierung des Nutzers und zur Prüfung der ordnungsgemäßen
Datenverarbeitung verwendet. Eine darüberhinausgehende Verarbeitung findet nicht statt.
7. Support-Service und Incident Management
Bei Fragen zur alfo.passbild App oder zum Identifizierungsservice können Sie sich per E-Mail an
epassfoto-sicherheit@ringfoto.de wenden.
8. Aufbewahrung und Nutzung
Die durch den Identifizierungsservice erhobenen Daten werden nach der Übermittlung an RINGFOTO
unverzüglich von den Servern der AUTHADA GmbH gelöscht.
Personenbezogene Daten von Inhabern und Mitarbeitern von Fotostudios werden spätestens sechs Monate nach Auflösung
des Dienstleisterkontos gelöscht, frühestens jedoch nach Ablauf gesetzlicher Aufbewahrungsfristen von
zehn Jahren und sechs Monaten ab der letzten Passfotoübermittlung.
Analyse-Daten aus Matomo und Sentry werden nach sechs Monaten automatisch gelöscht.
Support-Daten werden nur so lange gespeichert, wie es zur Bearbeitung erforderlich oder gesetzlich vorgeschrieben ist,
in der Regel bis zu zehn Jahre.
9. Umfang Ihrer Pflichten zur Bereitstellung von Daten
Es besteht keine gesetzliche Verpflichtung zur Bereitstellung Ihrer personenbezogenen Daten.
Ohne diese Daten ist jedoch die Einrichtung eines Dienstleisterkontos sowie die Übermittlung von Passbildern
an Behörden nicht möglich.
10. Profiling / Automatisierte Entscheidungsfindung
Ein Profiling oder eine automatisierte Entscheidungsfindung gemäß Art. 22 DSGVO findet nicht statt.
11. Betroffenenrechte
- Recht auf Auskunft gemäß Art. 15 DSGVO
- Recht auf Berichtigung gemäß Art. 16 DSGVO
- Recht auf Löschung oder Einschränkung der Verarbeitung gemäß Art. 17 und 18 DSGVO
- Widerspruchsrecht gemäß Art. 21 DSGVO
- Recht auf Datenübertragbarkeit gemäß Art. 20 DSGVO
- Recht auf Widerruf einer Einwilligung
- Recht auf Beschwerde bei einer Aufsichtsbehörde
Zuständige Aufsichtsbehörde ist das Bayerische Landesamt für Datenschutzaufsicht (BayLDA).
12. Datenschutzbeauftragter
Keck-DSB GmbH – Datenschutz & Sicherheit
Albrecht-Dürer-Weg 6
91320 Ebermannstadt
E-Mail: datenschutz@ringfoto.de
13. Änderungen
Wir behalten uns vor, diese Datenschutzhinweise bei Bedarf anzupassen.
